Mit vier kleinen Workshops zum Erfolg – Warum die Einführung eines modernen RM-Tools nicht lange dauern muss

Die Einführung eines Tools für das Anforderungsmanagement (RM) wird oft mit hohem Aufwand, langen Projektlaufzeiten und komplizierten Prozessen verbunden. Vielleicht zögerst du deshalb, diesen wichtigen Schritt zu gehen, weil du befürchtest, wertvolle Zeit und Ressourcen zu verlieren. Dabei sind Tools für das Anforderungsmanagement inzwischen essenziell, um Projekte effizient und erfolgreich umzusetzen.

Wir bei OSSENO haben deshalb ein Onboarding-Konzept entwickelt, das die Einführung unserer Anforderungsmanagement-Software reqSuite® rm schnell und einfach macht – ohne Kompromisse bei Qualität und Individualisierung. Mit nur vier Workshops und einem klar strukturierten Prozess kann ein maßgeschneidertes Tool geschaffen werden, das exakt auf eure Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Der Schlüssel liegt dabei in einer Einführung, die schrittweise erfolgt und zunächst auf ein repräsentatives Erstprojekt fokussiert ist. So könnt ihr Erfahrungen sammeln, die anschließend auf weitere Projekte übertragen werden, um einen nachhaltigen Rollout sicherzustellen.

‍

Ein individuelles RM-Tool

1. Vorgespräch

Vor den eigentlichen Workshops findet ein Vorgespräch statt, in dem grundlegende Rahmenbedingungen und Ziele definiert werden. Hierbei wird festgelegt, welche Personen in die Workshops einbezogen werden sollten und welche Erwartungen an die Zusammenarbeit bestehen. Zudem verschaffen wir uns einen Überblick über das Erstprojekt, für das reqSuite® rm eingeführt werden soll. Dieses Gespräch legt die Basis für eine gezielte und effiziente Einführung.

2. Kick-Off-Workshop

Im ersten Workshop klären wir gemeinsam die Frage, welche Anforderungen verwaltet werden müssen, welche Prozesse bereits vorhanden oder geplant sind und welche Zielsetzungen verfolgt werden. Gemeinsam entwickeln wir dann eine erste Struktur für ein toolgestütztes Anforderungsmanagement. Neben technischen Aspekten berücksichtigen wir auch die Perspektiven und Bedürfnisse aller Beteiligten. Ziel ist es, eine solide Grundlage für die spätere Konfiguration des Tools zu schaffen.

3. Vertiefung und Vervollständigung

Der zweite Workshop dient der Verfeinerung und Vervollständigung der erarbeiteten Anforderungsstruktur. Hier analysieren wir spezifische Details, um eine klare Struktur zu schaffen, die als Basis für die Konfiguration von reqSuite® rm dient.

4. Konfiguration und Abstimmung

Nach den Workshops erfolgt die Konfiguration von reqSuite® rm basierend auf den erarbeiteten Ergebnissen. Hierzu erstellen wir eine maßgeschneiderte Projektvorlage und präsentieren diese in einem Abstimmungstermin. Falls notwendig, wird die Vorlage gemeinsam angepasst. In diesem Termin vermitteln wir auch grundlegende Funktionen von ReqSuite® RM, damit ein kleines Pilotteam die Lösung direkt testen kann.

5. Testlauf

Während einer kurzen Testphase prüfen repräsentative Nutzer die maßgeschneiderte reqSuite® rm anhand von Beispiel-Artefakten. So stellen wir sicher, dass die Lösung nicht nur technisch einwandfrei funktioniert, sondern auch optimal zu euren Arbeitsprozessen passt.

6. Feedback und Feinjustierung

Nach dem Testlauf sammeln wir euer Feedback und nehmen letzte Anpassungen an der Projektvorlage vor. So wird sichergestellt, dass reqSuite® rm eure Anforderungen vollumfänglich erfüllt.

7. Endnutzerschulung

Vor dem finalen Rollout werden alle zukünftigen Nutzer geschult. Der Fokus liegt auf den grundlegenden Funktionen und der optimalen Nutzung von reqSuite® rm, damit ihr effizient und zielgerichtet arbeiten könnt.

8. Regelbetreuung

Nach der Einführung stehen wir für mindestens vier Monate mit persönlicher und engmaschiger Betreuung zur Seite. Regelmäßige Termine dienen dazu, offene Fragen zu klären und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dies gewährleistet eine langfristige und erfolgreiche Nutzung des Tools.

Auch nach dieser intensiven Betreuungsphase sind wir weiterhin als persönliche Ansprechpartner jederzeit erreichbar. Zudem bieten wir wöchentliche offene Fragestunden an, in denen ihr euch direkt mit uns austauschen könnt. Unser Support-Team steht euch ebenfalls jederzeit zur Verfügung und hilft euch bei allen Anliegen weiter.

‍

Fazit

Mit reqSuite® rm wird die Einführung eines modernen RM-Tools effizient und zielführend gestaltet. Durch die schrittweise Herangehensweise, die zunächst auf ein Erstprojekt abzielt, werden Belastungen reduziert und eine nachhaltige Einführung ermöglicht. Der strukturierte Prozess, kombiniert mit intensiver Betreuung, sorgt dafür, dass das Tool innerhalb weniger Wochen einsatzbereit ist.

Aber Vorsicht: Der Aufwand kann nur gering gehalten werden, wenn alle Beteiligten auch engagiert mitarbeiten. Ist dies nicht gewährleistet, kann sich der Prozess signifikant verzögern.

Kontaktiere uns für ein unverbindliches Erstgespräch und erfahre, wie reqSuite® rm auch dein Anforderungsmanagement auf das nächste Level bringen kann.