Von IBM DOORS zu modernen RM Tools wechseln – Mit Offenheit zum Ziel

Viele Unternehmen, die jahrelang IBM DOORS classic genutzt haben, stehen irgendwann vor der Herausforderung, ein neues Anforderungsmanagement-Tool zu wählen. Sei es, weil der Support ausläuft, die Benutzeroberfläche veraltet ist oder das Tool den Anforderungen moderner Projekte nicht mehr gerecht wird. Doch anstatt die Chance für echte Verbesserungen zu nutzen, versuchen viele Unternehmen, das Altbekannte in eine neue Software zu übertragen – oft mit fatalen Folgen.

Warum dieser Ansatz problematisch ist, warum alte Konzepte wie Dokumentensichten nicht mehr zeitgemäß sind, was Du stattdessen beachten solltest und wie Du den Wechsel erfolgreich meistern kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

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Die Ausgangslage: "Wir wollen einfach nur DOORS in modern"

IBM DOORS hat über Jahre hinweg Maßstäbe im Anforderungsmanagement gesetzt und wurde in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil der Prozesse. Über die Jahre haben sich jedoch auch starre Gewohnheiten eingeschlichen:

• Hochgradig individuelle Anpassungen: Viele Unternehmen haben DOORS über umfangreiche Skripte und Module stark auf ihre eigenen Bedürfnisse angepasst.
• Eingefahrene Prozesse: Mitarbeiter und Teams arbeiten oft seit Jahrzehnten auf die gleiche Weise mit DOORS – Veränderungen werden daher skeptisch betrachtet.
• Fehlende Offenheit für neue Ansätze: Die Erwartungshaltung lautet oft: "Das neue Tool soll genauso funktionieren wie DOORS, nur mit moderner Oberfläche."

Ein besonders häufiges Beispiel für überholte Ansätze ist der Fokus auf Dokumentensichten. In DOORS ist es üblich, Anforderungen in dokumentähnlichen Strukturen zu organisieren, die sich an Word-Dateien orientieren. Doch diese Herangehensweise ist in agilen und dynamischen Projekten oft hinderlich, da sie starre Strukturen fördert und die Wiederverwendung von Anforderungen oder deren Verlinkung erschwert.

Tipp: Weitere Informationen zu den Besonderheiten und Grenzen von Dokumentensichten findest Du hier.

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Warum der Festhalten-am-Alten-Ansatz scheitert

Der Versuch, ein neues Tool wie das alte funktionieren zu lassen, bringt mehrere Probleme mit sich:

1. Technische Kompromisse: Moderne Tools wie ReqSuite® RM, Jama Connect oder Polarion basieren auf anderen Paradigmen als DOORS. Wenn man versucht, diese Tools an das alte System anzupassen, verliert man oft die Vorteile der neuen Technologie.
2. Veraltete Konzepte: Strukturen wie Dokumentensichten stammen aus einer Zeit, in der Anforderungen primär für Wasserfallprojekte geschrieben wurden. Heutige Projekte erfordern flexiblere Modelle, die Anforderungen miteinander verknüpfen und nachverfolgen lassen.
3. Verpasste Optimierungschancen: Der Wechsel auf ein neues Tool ist die perfekte Gelegenheit, Prozesse zu modernisieren und zu verschlanken. Wer nur alte Strukturen kopiert, vergibt die Chance, Effizienzsteigerungen zu erzielen.
4. Steigende Kosten und Komplexität: Anpassungen, die das neue Tool "wie das alte" machen sollen, sind oft teuer und fehleranfällig. Statt Kosten zu sparen, steigen diese häufig durch die Sonderwünsche.
5. Frustration der Nutzer: Anstatt von den Vorteilen eines modernen Tools zu profitieren, fühlen sich Mitarbeiter durch unnötig komplizierte Anpassungen und hybride Prozesse ausgebremst.

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Offenheit für Neues: Worauf Unternehmen achten sollten

Um den Wechsel erfolgreich zu gestalten, ist ein Umdenken notwendig. Hier einige Tipps, wie Du den Umstieg zielführend angehen kannst:

1. Alte Prozesse hinterfragen: Nutz die Gelegenheit, bestehende Workflows und Anforderungen kritisch zu prüfen. Welche Prozesse funktionieren noch, welche sind überholt? Insbesondere Dokumentensichten sollten kritisch bewertet und durch dynamische Strukturen ersetzt werden.
2. Kernfunktionen priorisieren: Statt jeden Sonderfall abzubilden, solltest Du Dich auf die zentralen Anforderungen fokussieren, die das neue Tool abdecken soll.
3. Mitarbeiter einbeziehen: Veränderungen erzeugen Widerstand, wenn sie von oben diktiert werden. Hol Deine Teams frühzeitig ins Boot, um Akzeptanz zu schaffen.
4. Von den Stärken des neuen Tools profitieren: Jedes moderne Tool hat Funktionen und Ansätze, die es von DOORS abheben. Nutz diese, anstatt sie durch übermäßige Anpassungen zu blockieren.
5. Strategisches Change Management: Der Wechsel ist nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung. Plane ausreichend Zeit für Schulungen, Anpassungen und die Eingewöhnung ein.

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Fazit: Warum Offenheit der Schlüssel ist

Der Wechsel von IBM DOORS classic auf ein modernes Anforderungsmanagement-Tool ist eine Chance – keine Pflichtübung. Doch nur, wenn Unternehmen bereit sind, alte Zöpfe abzuschneiden und neue Ansätze zuzulassen, wird der Umstieg ein Erfolg.

Das Ziel sollte nicht sein, das alte System einfach zu kopieren, sondern Prozesse effizienter, flexibler und benutzerfreundlicher zu gestalten. Moderne Tools wie ReqSuite® RM bieten genau das – vorausgesetzt, sie werden in ihren eigenen Stärken genutzt.

Hast Du Fragen oder möchtest Du erfahren, wie ReqSuite® RM Dir beim Umstieg helfen kann? Kontaktier uns für eine unverbindliche Beratung und starte in eine neue Ära des Anforderungsmanagements.

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