Warum Dokumentenansichten in Anforderungsmanagement-Tools zu Problemen führen

In vielen Unternehmen werden Anforderungen nach wie vor in dokumentenartigen Ansichten verwaltet, obwohl moderne Anforderungsmanagement-Tools diese Methode längst durch spezialisierte, modular aufgebaute Strukturen ersetzen könnten.

Die klassischen Dokumentenansichten und die Vorstellung, Anforderungen in einem sequentiellen, textlichen Fluss zu schreiben, führen jedoch zu erheblichen Problemen. Diese Ansätze wirken der Effizienz, Transparenz und Nachverfolgbarkeit entgegen und schaffen so oft mehr Probleme als Lösungen.

Warum das Festhalten an dokumentenorientierten Arbeitsweisen in Anforderungsmanagement-Tools problematisch ist und welche alternativen Ansätze mehr Effizienz und Struktur bieten, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Dokumentarische Anforderungen: Verletzung des Atomaritätsprinzips

In der klassischen Dokumentation werden Anforderung häufig im Fließtext beschrieben, ohne dass sie klar von anderen Anforderungen abgegrenzt sind.

Doch selbst wenn jede Anforderung einzeln identifizierbar ist, entstehen Abhängigkeiten im Textfluss, die zur Folge haben, dass eine Anforderung nur im Zusammenhang mit den vorangehenden oder nachfolgenden Anforderungen verständlich ist. Dies führt unweigerlich zu Problemen, da Anforderungen Teil eines ununterbrochenen Textflusses bleiben müssen, um von Nutzern überhaupt verstanden werden zu können.

Dieses Verfahren verstößt jedoch gegen das Prinzip der Atomarität. Anforderungen sollten stets so strukturiert sein, dass sie unabhängig voneinander verstanden und bearbeitet werden können.

In einem modularen Anforderungsmanagement-Tool wie ReqSuite® RM hingegen werden Anforderungen einzeln und voneinander unabhängig gespeichert, wodurch sie isoliert betrachtet und bearbeitet werden können. Dies bietet den Vorteil, dass jede Anforderung durch ihren inhaltlichen Kontext und nicht durch die Einbettung an einer gewissen Dokumentenstelle verständlich bleibt.

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Förderung von Redundanz und Mehrdeutigkeit

Ein weiteres häufiges Problem der dokumentenartigen Verwaltung von Anforderungen ist die Redundanz. Anforderungen, die sich auf verschiedene Teile eines Systems auswirken, werden oft mehrfach beschrieben bzw. an verschiedenen Stellen innerhalb des Dokuments erwähnt. Diese Wiederholungen sind nicht nur zeitaufwändig, sondern führen auch zu potenziellen Inkonsistenzen. Wenn eine Anforderung überarbeitet werden muss, besteht das Risiko, dass nur eine Stelle im Dokument angepasst wird, während andere Stellen weiterhin den veralteten Stand enthalten.

In einem modularen Anforderungsmanagement-Tool wie ReqSuite® RM könnten Anforderungen hingegen zentral hinterlegt und so gestaltet werden, dass verschiedene Komponenten oder Module darauf verweisen können, ohne sie erneut schreiben zu müssen. Dies reduziert Redundanz und stellt sicher, dass alle Komponenten stets auf die aktuelle Version der Anforderung zugreifen.

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Erschwerter Zugriff auf spezifische Informationen

Dokumentenartige Ansichten erschweren es oft, gezielt auf spezifische Informationen zuzugreifen, insbesondere in umfangreichen Dokumenten. Die Nachverfolgbarkeit und das gezielte Auffinden einzelner Anforderungen werden erschwert, da ein manuelles Durchsuchen des Dokuments erforderlich ist. Zudem fehlen oft klare Strukturen zur Kategorisierung und Filterung, die in modernen Anforderungsmanagement-Tools implementiert sind.

In Tools wie ReqSuite® RM können Nutzer Anforderungen gezielt nach diversen Attributen, Prioritäten, Verantwortlichkeiten oder Systemkomponenten kategorisieren und schnell filtern. Dies ermöglicht einen direkten Zugriff auf spezifische Anforderungen, unabhängig von ihrer „Reihenfolge“ im System.

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Ineffiziente Zusammenarbeit und unklare Verantwortlichkeiten

Klassische Dokumente sind für die Zusammenarbeit in Teams eher ungeeignet. Änderungen, die an einem zentralen Dokument vorgenommen werden, können schwer nachvollzogen werden, und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten bleibt oft unklar.

In modernen Anforderungsmanagement-Tools hingegen können Anforderungen einzelnen Verantwortlichen zugewiesen werden, sodass Änderungen und der Bearbeitungsstatus transparent und nachvollziehbar sind.

Tools wie ReqSuite® RM unterstützen Teams dabei, Änderungen und Verantwortlichkeiten eindeutig zu dokumentieren. Das System protokolliert, wer welche Änderungen vorgenommen hat, und ermöglicht gleichzeitig eine lückenlose Versionshistorie. Diese Transparenz fördert die Nachvollziehbarkeit und vermeidet Verwirrung bei der Zusammenarbeit.

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Dokumentenansichten: Sinnvoll für das Lesen, hinderlich beim Schreiben

Einige Anforderungsmanagement-Tools wie beispielsweise IBM DOORS und Polarion bieten dokumentenartige Ansichten noch immer an, obwohl sie sich beim Schreiben und strukturierten Arbeiten als hinderlich erweisen.

Der einzige Vorteil dieser Dokumentensichten liegt in der Ausgabe oder beim durchgängigen Lesen. Beim Verfassen und effektiven Bearbeiten von Anforderungen hingegen sind dokumentarische Ansichten weniger hilfreich und führen häufig zu den oben beschriebenen Problemen.

Hauptsächlich das Missverständnis, dass ein direkter Umstieg auf eine neuartige Arbeitsweise für viele Personen zu schwierig sei, kann ein wirklicher Grund für das Festhalten an Dokumenten sein.

Die Praxis zeigt jedoch: Teams, die auf modulare und strukturelle Tools umsteigen, erleben die Handhabung und das Verständnis der Anforderungen erheblich einfacher und effizienter. Die anfängliche Sorge vor Umstellungsschwierigkeiten bestätigt sich somit in der Praxis selten.

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Fazit

Dokumentenartige Ansichten in Anforderungsmanagement-Tools schaffen nicht nur unnötige Komplexität, sondern beeinträchtigen auch die Effizienz und Genauigkeit der Anforderungserfassung. Die Verletzung des Atomaritätsprinzips, die Förderung von Redundanz, die Erschwerung des Informationszugriffs sowie die unklare Verantwortlichkeitsstruktur führen in Summe zu einem ineffizienten Anforderungsmanagement.

Moderne Tools wie ReqSuite® RM bieten eine strukturierte, modulare Alternative, die den Anforderungen der heutigen, agilen Arbeitsweise besser gerecht wird. Die klare Trennung und Wiederverwendbarkeit von Anforderungen, transparente Verantwortlichkeitszuweisungen und eine intuitive Benutzeroberfläche mit der Anforderungen einfach gefunden, gefiltert und bearbeitet werden können, sind nur einige der Vorteile, die dazu beitragen können, Anforderungsmanagement-Prozesse effizienter zu gestalten.

Für Unternehmen, die auf der Suche nach einer nachhaltigen und strukturierten Lösung sind, stellt die Einführung eines modernen Anforderungsmanagement-Tools wie ReqSuite® RM den ersten Schritt dar, um den Herausforderungen klassischer Dokumentenansichten erfolgreich entgegenzuwirken.

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