Das perfekte Anforderungsmanagement-Tool finden: So vermeidest Du häufige Fehler

Ein Anforderungsmanagement-Tool (RM-Tool) richtig auszuwählen, ist entscheidend für die Qualität und Effizienz in der Produktentwicklung und Unternehmensprozessen.

Doch viele Unternehmen stolpern hier: Die Ziele sind unklar, der Fokus liegt auf Detailfunktionen statt den eigentlichen Anwendungsfällen, die Geschäftsführung ist wenig involviert, es werden zu viele Anbieter betrachtet, und schließlich verlässt man sich auf Demoversionen, die wenig über den tatsächlichen Nutzen im Alltag aussagen. Ein strategischer Ansatz kann die Wahl eines passenden Tools erheblich erleichtern und das Risiko dieser typischen Fallstricke minimieren.

Dieser Leitfaden zeigt Dir die entscheidenden Schritte, die dabei helfen, die beste Lösung zu finden.

1. Klären, warum ein RM-Tool benötigt wird

Der erste Schritt besteht darin, genau zu definieren, welche Probleme ein RM-Tool lösen soll und was dadurch verbessert werden soll. Typische Beispiele sind Inkonsistenzen in Anforderungen, die viel Zeit und Nerven kosten, oder mangelnde Nachverfolgbarkeit, die zu Chaos und Missverständnissen führt. Ein RM-Tool kann in solchen Fällen die Nachverfolgbarkeit sicherstellen, Versionskontrolle ermöglichen oder die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern. Doch ohne klare Problem- und Zieldefinition bleibt der Nutzen des Tools nebulös, und das Projekt scheitert oft bereits in der Einführungsphase oder gewinnt nie die notwendige Unterstützung der Geschäftsführung.

Beispiel: Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen stellte fest, dass Anforderungsänderungen während der Projektlaufzeit schlecht dokumentiert wurden. Durch ein RM-Tool wollte das Unternehmen die Änderungsverfolgung verbessern und sicherstellen, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind.

2. Definieren der wesentlichen Use Cases

Ein entscheidender nächster Schritt ist, sich auf die Hauptanwendungsfälle (Use Cases) zu konzentrieren, die das RM-Tool unterstützen soll. Statt in einzelnen Funktionen wie „Anforderungen zuweisen“ oder „Excel-Export“ zu denken, sollten übergreifende Anwendungsfälle priorisiert werden, wie etwa „Änderungsmanagement“, „Nachverfolgbarkeit aller Anforderungen“ oder „Abbildung von Compliance-Anforderungen“. Wer sich in Detailfunktionen verliert, riskiert, den Fokus auf den eigentlichen Zweck des Tools zu verlieren.

Beispiel: Für das Maschinenbauunternehmen war der Use Case „Anforderungsveränderungen nachvollziehen und dokumentieren“ ausschlaggebend. Ziel war es, sicherzustellen, dass jeder Beteiligte alle Änderungen sehen und rückverfolgen kann, um Missverständnisse zu vermeiden.

3. Unterstützung und Budget der Geschäftsführung

Ohne die ausdrückliche Unterstützung der Geschäftsführung und eine klare Budgetfreigabe sollte ein RM-Tool-Auswahlprozess gar nicht erst begonnen werden. Die Einführung erfordert oft nicht unerhebliche Investitionen und möglicherweise eine Umstellung bestehender Prozesse. Wenn die Geschäftsführung nicht dahintersteht, wird es schwer, die Einführung im Unternehmen konsequent durchzusetzen. Zudem bedarf es klarer Ressourcen, damit das Tool langfristig genutzt und in die bestehende Systemlandschaft integriert wird.

Beispiel: Das Maschinenbauunternehmen konnte die Geschäftsführung überzeugen, dass das neue Tool langfristig zur Effizienzsteigerung beitragen würde. Daraufhin wurde ein Budget für die Auswahl und Implementierung freigegeben, und das Management verpflichtete sich zur Unterstützung der Einführung.

4. Sichtung und Vorauswahl

Der Markt für RM-Tools ist überschaubar, mit weltweit weniger als zehn wirklich ernstzunehmenden Lösungen, die speziell für das Anforderungsmanagement entwickelt wurden. Es ergibt wenig Sinn, Tools zu berücksichtigen, die das Thema nur rudimentär abdecken. Stattdessen sollte man auf Anbieter setzen, deren Lösungen speziell auf das Anforderungsmanagement fokussiert sind und die etablierte Funktionen bieten. In dieser Phase lassen sich einige Anbieter von vornherein ausschließen: Ein Tool wie IBM DOORS ist z. B. eher für Großkonzerne konzipiert und meist überdimensioniert für den Mittelstand, während ein Tool wie ReqSuite® RM eher weniger für globale Automobilkonzerne geeignet ist.

Beispiel: Das Unternehmen stellte fest, dass Jama Connect alle wesentlichen Funktionen bietet, jedoch für seine Größenordnung unnötig komplex und kostenintensiv war. Daher fokussierte man sich auf Anbieter, die sich auf den Mittelstand spezialisiert haben.

5. Individuelle Produktvorstellungen

Nach der Vorauswahl ist es sinnvoll, die Hersteller der infrage kommenden Tools persönlich zu kontaktieren. Diese sollten die Möglichkeit haben, ihre Produkte anhand der spezifischen Use Cases des Unternehmens vorzustellen. Lange Feature-Listen sind wenig zielführend und eignen sich kaum für eine Vorauswahl. Eine individuelle Produktvorstellung vermittelt jedoch ein besseres Verständnis für die Leistungsfähigkeit und Bedienbarkeit des Tools. Zudem bietet der direkte Austausch mit den Herstellern wertvolle Einblicke in deren Support und die Weiterentwicklungsperspektiven.

Beispiel: Das Maschinenbauunternehmen lud zwei Anbieter ein, um die Tools im Detail zu präsentieren und die Anpassungsfähigkeit an die internen Prozesse des Unternehmens zu prüfen.

6. Pilotprojekt und Entscheidung

Abschließend empfiehlt es sich, ein individuelles Pilotprojekt mit den 1-2 verbleibenden Tools über einige Monate durchzuführen. Eine kostenlose Demoversion zu testen, reicht meist nicht aus, um die Alltagstauglichkeit zu bewerten. Ein Pilotprojekt hingegen erlaubt es, das Tool unter realen Bedingungen zu testen und die Akzeptanz bei den Anwendern zu messen. So wird auch klar, ob das Tool die versprochenen Vorteile tatsächlich bietet.

Beispiel: Das Maschinenbauunternehmen entschied sich nach dem Pilotprojekt für ein Tool, das eine schnelle Einarbeitung ermöglichte und sich problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren ließ.

Fazit

Die Auswahl eines RM-Tools erfordert sorgfältige Planung und eine klare Zielvorstellung. Wer die wichtigsten Anforderungen festlegt, die Unterstützung der Geschäftsführung sichert und eine strategische Vorauswahl trifft, kann ein Tool finden, das langfristig zu einer effizienteren und nachvollziehbaren Entwicklung beiträgt. Typische Fehler wie eine umfassende Marktsichtung von Tools, die das Thema Anforderungsmanagement nur am Rande bedienen, oder die Bewertung anhand von Feature-Listen und kostenfreier Demoversionen sollten dabei vermieden werden.