5 Fehler, mit denen Du jede Anschaffung eines Requirements Management Tools vermasselst

Monatlich sitzen wir mindestens einmal im Team zusammen und wir schauen uns die aktuellen Sales-Zahlen an.

Seit Jahren das gleiche Bild: Mindestens vier von fünf Leuten, die sich für unser Requirements Management Tool interessieren, kaufen letztendlich nicht.

Und nicht etwa, weil wir so schlecht sind und sie sich für einen Marktbegleiter entscheiden (im Gegenteil, in über 75 % der Fälle machen wir das Rennen), sondern weil schlichtweg keine solide Entscheidungsgrundlage geschaffen werden kann, um überhaupt irgendein Requirements Management Tool anschaffen zu können. Die Gründe dafür sind fast immer selbstgemacht.

Und das ist traurig, denn diese Unternehmen könnten massiv von einem RM-Tool wie unserer ReqSuite® profitieren und viele ihrer Probleme ein für alle Mal loswerden.

Was läuft also schief und woran scheitert es?

In Gesprächen mit inzwischen weit über 1.000 Interessenten haben sich die folgenden 5 Fehler als immer wiederkehrende Showstopper herauskristallisiert. Es sind somit Fakten und keine polemische Einzelmeinung.

Wenn Du also verhindern willst, dass bei Euch ein RM-Tool angeschafft wird, dann mach mindestens einen dieser Fehler. 😉

Ansonsten befolge unsere entsprechenden Learnings.

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1. Kein Commitment von oben

Der Showstopper Nummer 1: Ein motivierter Mitarbeiter, manchmal erst seit kurzem in der Firma, sieht den Bedarf für ein RM-Tool und macht sich auf die Suche. Chef (und insbesondere die Geschäftsführung) wissen aber nichts davon (oder sind noch nicht überzeugt), aber er/sie versucht die Revolution von unten.

Wir: „Steht denn die Geschäftsführung dahinter?“

Er/sie: „Noch nicht, aber wenn ich das sehe und es mir gefällt, kann ich bestimmt meinen Chef überzeugen, dafür Geld auszugeben.“

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Schön wär’s. Die Fälle, wo das jemals funktioniert hat, können wir an einer Hand abzählen.

Learning

Sorge zunächst für ein explizites „Ja“ vom Management für ein RM-Tool und involviere die Entscheider aktiv in den Auswahlprozess. Du vergeudest sonst nur Deine Zeit und baust im schlimmsten Fall Widerstände gegen Dich und Dein ehrenwertes Vorhaben auf, die so schnell nicht wieder verschwinden.

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2. Sich auf Features versteifen

Interessent versteift sich komplett auf einzelne Features und will das unbedingt so und so haben. Auf die Rückfrage, wozu er es denn braucht, kommt häufig keine plausible Antwort. Das Big Picture, warum ein RM-Tool generell benötigt wird und was dadurch besser werden soll, kann auch nicht erläutert werden.

Wir: „Was sind denn aktuell die Herausforderungen, warum Euch ein RM-Tool helfen könnte?“

Er/sie: „Wir brauchen eine XYZ-Schnittstelle und eine Ansicht zum Vergleich von Dokumenten.“

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Das ist so, wie wenn Du zum Arzt gehst und ihm nicht sagen kannst, was Du für Beschwerden hast, aber genau weißt, welche Medikamente oder Therapien Du gerne hättest.

Learning

Werde Dir primär klar, warum Ihr ein RM-Tool braucht und was dadurch besser werden soll. Versteife Dich nicht zu sehr auf das „Wie“. Andernfalls schließt Du voreilig sinnvolle Lösungen aus und entscheidest Dich vielleicht sogar für ein falsches Produkt, das zwar mit Deinem Lieblingsfeature punktet, aber sonst wenig taugt für das, was Euch wirklich helfen würde.

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3. „Rumspielen“ wollen

Interessent will unbedingt einen Testzugang und „selbst ein bisschen rumspielen“. Auf die Frage, was er denn genau ausprobieren will, kommt die Antwort, er will sehen, „ob es zu uns passt“. An sich ein valider Anspruch, der auch bei vielen Softwareprodukten funktioniert, aber bei prozessorientierten Applikationen wie u.a. RM-Tools an seine Grenzen stößt.

Warum?

Weil ein RM-Tool keine Software von der Stange ist, die man so nutzt, wie sie von Haus aus kommt. Der Erfolg und Nutzen eines Anforderungsmanagement-Tools hängen maßgeblich davon ab, wie das Tool für den individuellen Kontext und Bedarf konfiguriert ist (selbst wenn es sich nur um Begrifflichkeiten handeln sollte).

Eine Testversion, die nicht den eigenen Kontext widerspiegelt, macht folglich keinen Sinn und schafft erfahrungsgemäß mehr Unsicherheiten, als dass sie Klarheit schafft. Anderes zu behaupten oder anzubieten ist schlichtweg unseriös.

Learning

Lass Dich von einem Experten persönlich beraten und Dir individuelle Anpassungsmöglichkeiten für Dein Unternehmen skizzieren. Und wenn Dir das nicht reicht, investiere in einen echten, individuellen Piloten, in dem Ihr das Tool so hingestellt bekommt, wie Ihr es braucht. Nur dann kannst Du wirklich beurteilen, ob es passt oder nicht.

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4. Auswahl mit Fragelisten

Interessent schickt eine mehrseitige Excel-Tabelle und bittet, die Fragen zu beantworten. Auf dieser Basis würde dann entschieden. Oder auch: „Schicken Sie mir mal eine Produktbroschüre und ein Angebot über x Lizenzen.“

Im Ernst?

Wenn Du ein neues Auto kaufen willst, schickst Du dann auch einen Fragenkatalog an alle Autohändler in der Region und entscheidest auf dieser Basis, was Du kaufst?

Natürlich nicht. Vor allem, weil bei 80 % der Fragen eh jeder das Gleiche antwortet.

Warum dann auf diese Weise ein erfolgskritisches Tool auswählen?

Learning

Wenn Du schon bereit bist, mehrere Tausend Euro für ein RM-Tool auszugeben, dann investiere auch Zeit für die Auswahl. Sprich persönlich mit den Herstellern, die für Dich in Frage kommen und lass Dich ausführlich beraten und Dir alles haarklein zeigen. Du bekommst dadurch nicht nur technische Informationen und Einblicke, sondern auch ein Gefühl für die Expertise und Zuverlässigkeit des Anbieters – etwas, was Du mit Deinen Listen nie abprüfen kannst.

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5. Kein Projekt für die Einführung haben

Interessent sieht zwar den Nutzen eines Anforderungsmanagement-Tools und macht sich auf die Suche, aber hat aktuell gar kein Projekt, in dem das Tool überhaupt angewendet werden könnte.

Die Einführung eines Tools ohne ein konkretes Projekt ist aber wie das Üben einer Fähigkeit ohne echten Anwendungsfall – es fehlt der Praxisbezug. Man hat keine realen Anforderungen, keine echten Abläufe, und zumeist auch keine Ressourcen, um das Tool testen und seine Effizienz überprüfen zu können. Das führt dazu, dass die Einführung unnötig in die Länge gezogen wird und der Mehrwert des Tools gar nicht richtig erkannt werden kann.

Und das Schlimmste: Sobald dann ein echtes Projekt kommt, steht man unter Druck, das Tool in kürzester Zeit in den echten Arbeitsprozess zu integrieren, ohne es vorher in einem realen Szenario erprobt zu haben. Das verursacht mehr Stress und Aufwand, als es von Anfang an in ein bestehendes oder zukünftiges Projekt zu integrieren.

Learning

Ein Anforderungsmanagement-Tool sollte nicht in einem luftleeren Raum eingeführt werden. Es braucht ein konkretes Projekt, um sofort zu zeigen, welchen Mehrwert es liefert. Die beste Einführung ist immer eine, die Hand in Hand mit der Praxis geht – so wird das Tool von Anfang an richtig verstanden und genutzt.